Какие документы подлежат архивному хранению

Условия хранения документов в архиве


Она обеспечивает не только их физическую сохранность, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования. Любой руководитель юридического лица, столкнувшийся с проблемой хранения, обеспечения сохранности и доступа к информации к документам, независимо от формы собственности должен иметь четкое представление о том минимуме условий хранения документов, которые изложены в российском законодательстве. В первую очередь это относится к обеспечению физической сохранности документов.

Виды документов подлежащих передаче в архив


2. Организации муниципальной формы собственности при ликвидации, при смене собственности без правопреемника передают на хранение документы по личному составу на срок до 75 лет. Прием документов осуществляется на безвозмездной основе. 3. Организации, не являющиеся муниципальной собственностью . при ликвидации передают на хранение документы по личному составу на срок до 75 лет.

Хранение документов


После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы.

Порядок передачи документов на государственное храниение ГКУВО ГАСПЗГВО


Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств организаций, передающих документы. Работа по обеспечению сохранности, учету, комплектованию и использованию архивных документов, выполняемые ГКУВО «ГАСПЗГВО», включают в себя: Архивные документы принимаются на хранение в ГКУВО «Государственный архив документов по личному составу» на основании письма Комитета культуры Волгоградской области. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственного или муниципального архива, передают на хранение в архив следующие управленческие документы, используемые для исполнения запросов социально-правового характера: Приём документов архивными учреждениями от организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии (зарегистрированы Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059). Ликвидированные негосударственные организации — как являющиеся, так и не являющиеся источниками комплектования государственных архивов — передают свои документы на государственное хранения по договору.

Какие документы подлежат архивному хранению


Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности. Приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения (увольнение, прием, перемещение – 75 лет ЭПК; отпуска, дежурства, командировки – 5 лет), формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнале). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 51141-98). Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними. Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений.

Сроки хранения документов


Перечни документов со сроками хранения представляют собой систематизированные списки документов организаций, в которых последовательно изложены сроки хранения архивных документов. Перечни могут быть типовыми, которые устанавливают сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций любой направленности. Это могут быть сроки хранения приказов руководства, отчеты, планы, бухгалтерская документаций, документы по личному составу и др.

Для некоторых видов документов в типовом Перечне наряду с указанием срока хранения документов проставлена отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) архивного органа, который и принимает окончательное решение о приеме таких документов на государственное хранение или их уничтожении. Это значит, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и их следует оставлять на постоянное хранение на предприятии или передать в государственный, муниципальный архив.

Инструкция о ведении архивного дела в банковской системе в Азербайджанской Республике


1.2. Инструкция является нормативным документов, устанавливающим срок хранения документов (в том числе секретных и для служебного пользования), создаваемых в процессе деятельности Национального банка и всех кредитных организаций, и может быть использована для эффективной организации, классификации документов в делопроизводстве, их отбора с целью постоянного и временного хранения, формирования дел, составления номенклатуры дел. В Перечне не приводятся конкретные заголовки дел, а только перечисляются категории и виды документов.

По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются.

Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом.

Хранение и учет архивных документов


в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона. 3. В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов. устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф. Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику. Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных панках.

Все об электронных архивах на


Системы автоматизации архивного документооборота отвечают за последний этап жизненного цикла документа, а именно за архивное хранение, предоставление информации и уничтожение документа. На данном этапе документы уже не используются активно и нужны в основном для справки и соответствия требованиям государственных проверяющих органов по хранению документации. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение. ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива; принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива; учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов; создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива; организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования; проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение; осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования; организует работу по составлению номенклатуры дел организации; оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами; участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления; участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Создание номенклатуры дел — систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Формирования дел в организации — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив


Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов. — подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.